General Affair – Semua masalah yang tersangkut kebutuhan perusahan harus ada selalu kepastian baik dari arah atau prospect yang akan datang.
Kepastian itu harus bisa ditunjukkan dengan document atau realita, dengan mempunyai seksi khusus yang disebutkan (GA).
Berikut sebagai background General Affair yang nanti akan mengurusi masalah operasional kantor baik yang teratur atau yang tidak tersangka.
Tetapi, tahukah kamu, apa sebagai pekerjaan dan tanggungjawab dan peranan dari seksi itu? Untuk menjawab, baca lebih detilnya dalam artikel ini ya!
Pengertian General Affair
General Affair ialah suatu kedudukan perusahaan yang berperanan dalam pengendalian. GA berperanan untuk pastikan semua aktivitas perusahaan berjalan baik.
Dalam masalah ini, Dia bertanggungjawab untuk mengurusi aktivitas operasional perusahaan.
Kehadiran seksi umum tiap perusahaan berbeda. Ada yang bekerja di bawah HRD dan ada yang bekerja sendiri.
- Cek : Info Jabatan Pekerja di Perusahaan Indonesia
Tetapi, banyak beberapa perusahaan yang menyatukan di antara general affair dengan staf atau seksi HRD. Ini karena pekerjaan dan perannya memang tidak begitu jauh.
Tugas dan Tanggungjawab General Affair
Walau tugas General Affair bisa saja akan berlainan bergantung tipe perusahaannya, berikut empat pekerjaan khusus mereka.
1. Penyediaan, Pencatatan dan Perawatan Asset Perusahaan
Sama seperti yang disebut sebelumnya, bila HRD berperanan dalam pengendalian dan peningkatan SDM perusahaan, karena itu pekerjaan GA lebih ke pengendalian penyediaan barang dan sarana operasional perusahaan.
Adapun barang yang diartikan ialah semua jenis barang atau sarana yang bisa memberikan dukungan tugas pegawai.
Oleh karena itu, GA harus dapat tentukan sarana yang mana lebih bernilai untuk pegawai dan diutamakan.
Seperti misalnya di perusahaan manufacturing, pekerjaan GA staf dimulai dari tangani proses penyediaan kendaraan dinas, tangani proses penyediaan dan distribusi ATK dan beberapa alat kerja yang lain (meja, bangku, netbook, computer, dan lain-lain) sampai penempatan internet atau wifi.
Tidak usai pada penyediaan saja, seterusnya GA akan bekerja pastikan semua sarana yang dipunyai oleh perusahaan masih tetap terurus.
Bertanggungjawab dalam perawatan gedung kantor sampai pastikan kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja pegawai.
2. Membuat laporan bujet dan pembayaran
Ingat pekerjaan general affair ialah mengurus penyediaan barang dan sarana perusahaan, mereka mempunyai tanggung-jawab untuk pastikan barang yang disuruh oleh seksi lain betul-betul diperlukan dan sama sesuai bujet.
Berikut kenapa mempersiapkan laporan bujet dengan sesuaikan fokus barang tidak dipisahkan dari pekerjaan general affair.
Karena ada pekerjaan ini, perusahaan akan terbebas dari bengkak bujet berbelanja perusahaan.
Fokus dalam pembelian barang atau penyediaan sarana pasti perlu menimbang faedah periode panjang untuk perusahaan.
Karena itu GA harus cermat membuat fokus mana barang yang perlu selekasnya dibeli atau dapat diundur dahulu.
Tidak hanya membuat laporan bujet, general affair melakukan proses pembayaran teratur untuk keperluan listrik, air, telephone, koneksi internet (wifi), pungutan BPJS pegawai, sampai beberapa pembayaran teratur yang lain. General affair lah yang hendak mengurusi reimbursement pegawai.
3. Mengurusi hal pemberian izin dan validitas perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, mengurusi validitas hal pemberian izin jadi pekerjaan general affair, bagus untuk keperluan pegawai atau perusahaan.
Oleh karena itu, general affair sering jadi wakil perusahaan untuk berjumpa dengan faksi external berkaitan yang menolong hal pemberian izin external ini.
Faksi dalam hal pemberian izin external dapat mencakup kepolisian, organisasi masyarakat, media, kecamatan, kelurahan dan lain-lain.
Oleh karenanya, selainnya berjumpa dan mengurusi ijin, general affair perlu merajut jalinan baik sama mereka.
4. Merajut komunikasi dengan semua seksi
Karena kerjanya banyak terkait dengan team intern perusahaan, GA bekerja jadi jembatan info di antara semua seksi dengan pengurus keuangan perusahaan.
Karena, setiap seksi biasanya lebih ketahui keperluan mereka. Hingga ada saatnya General Affar mendapatkan saran atau keinginan dari seksi tertentu berkaitan sarana operasional yang dibutuhkan.
Tetapi di lain sisi, general affair perlu pahami gagasan dan perincian bujet perusahaan secara detail. Hingga tidak dapat langsung menyetujui semua kemauan pegawai.
Karena balik lagi, ada fokus dalam setiap saran penyediaan sarana.
Jadi jika tidak dapat tercukupi dalam kurun waktu dekat, general affair perlu memberi pengetahuan ke seksi yang berkaitan.
Juga kebalikannya, general affair perlu memperjelas keutamaan penyediaan barang atau sarana itu pada pengurus keuangan perusahaan bila memang masuk fokus.
Gaji dan Tunjangan General Affair
General Affair di Indonesia akan terima gaji di antara 3-5 juta /bulan. Penghasilannya juga ditetapkan oleh peraturan perusahaan.
- Baca Juga : Pengertian Kasir, Tugas dan Tanggungjawab, dan Gajinya Terbaru
Disamping itu gajinya dikuasai oleh Gaji minimum satu daerah dan biaya hidup di daerah itu.
Fungsi General Affair
Walau pekerjaannya termasuk umum, tetapi kehadiran GA ini tidak bisa diremehkan. Karena, pekerjaan mereka termasuk penting karena banyak memiliki peranan utama di perusahaan misalnya:
1. Membuat SOP
Seorang GA memiiki peranan meningkatkan, membuat dan mengaplikasikan mekanisme kerja dalam perawatan dan penyediaan sarana kantor.
Misalnya mereka membuat checklist dan agenda pembersihan toilet sampai membuat rangkuman perawatan pada alat transportasi perusahaan.
2. Jalankan peranan perawatan
Dalam makna, memandang dan mengutamakan keadaan sarana yang ada saat sebelum ajukan bujet.
Misalnya jika pada sebuah perusahaan ada dua sarana yang perlu diperbarui yaitu toilet dan ruangan rapat, karena itu peranan GA ialah tentukan sarana yang mana lebih bernilai untuk pegawai dan harus diprioritaskan.
3. Membangun jalinan baik dalam dan luar perusahaan
Tugas General Affair mewajibkan mereka untuk banyak mengenali vendor barang atau jasa, supplier sampai melangsungkan tender.
Oleh karena itu, membangun jalinan baik sama mereka menjadi satu diantara tugas dan fungsi General Affair yang bagus.
4. Jalankan peranan perawatan
General Affair jalankan peranan untuk pastikan semua faktor yang dipunyai oleh perusahaan masih tetap terurus.
Sebagai contoh pastikan kebersihan lingkungan kerja dimulai dari meja pegawai, tempat parkir, halaman, lobby, ruangan rapat sampai memeriksa secara periodik instalasi listrik bahkan juga air.
5. Mempersiapkan laporan periodik untuk kepentingan rapat bujet
Peranan GA ialah mempersiapkan laporan bujet dengan sesuaikan besarnya ongkos dan efektifitas di perusahaan.
6. Menolong hal pemberian izin
GA ikut menolong proses hal pemberian izin external seperti ke kepolisian, organisasi masyarakat, reporter, kecamatan, kelurahan dan lain-lain.
Oleh karenanya, selainnya merajut jalinan baik dengan vendor atau supplier, General Affair harus juga merajut komunikasi yang bagus dengan beberapa pihak yang menolong hal pemberian izin external ini.
7. Membuat atau minta survei kepuasaan
Karena karena kerjanya banyak terkait dengan team intern perusahaan, tidaklah aneh jika seorang GA harus juga mengadakan survei kepuasaan service untuk semua pegawai.
- Simak : Pengertian Komisaris, Tugas dan Tanggungjawab, Serta Gajinya Terlengkap 2022
Umumnya survei kepuasaan ini mencakup semua sarana yang disiapkan oleh perusahaan, dimulai dari kebersihan toilet, higienitas, kebersihan masjid, kebersihan lingkungan kantor, sarana ATK dan lain-lain.
Survei ini penting diselenggarakan secara periodik untuk tingkatkan kualitas servis yang diberi.
Nah itulah informasi dari CariGaji.com tentang pengertian general affair, tugas, gaji, dan juga fungsinya. Semoga bermanfaat ya guys!
